Szanowni Państwo,

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako RODO, GDPR lub Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Celem RODO jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych w całej Unii Europejskiej oraz ustandaryzowanie informacji kierowanych do klientów o ich prawach.

Ponieważ przetwarzamy Państwa dane osobowe, chcielibyśmy Was poinformować o tym fakcie oraz o zasadach, na jakich będzie się to odbywało po dniu 25 maja 2018 roku.

Chodzi o dane osobowe, które są zbierane w ramach korzystania przez Państwa z naszych usług, w tym stron internetowych, formularzy kontaktowych, serwisów udostępnianych przez Gminę Skrzyszów oraz zapisywane w plikach cookies, które są instalowane na naszych stronach przez nas oraz naszych Zaufanych Partnerów (Google Analitycs).

Administratorem Państwa danych jest Wójt Gminy Skrzyszów z siedzibą Skrzyszów 642, 33-156 Skrzyszów,  tel. 14 688 70 00      sekretariat@ug.skrzyszow.pl

W związku z powyższym, w załączniku do niniejszego pisma, znajdziecie Państwo informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych przez Gminę Skrzyszów oraz zasady, na jakich będzie się to odbywać po 25 maja 2018 roku. Niniejsza informacja nie wymaga od Państwa żadnych dodatkowych działań.

 

Wprowadzenie:

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycz­nych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE administratorem Państwa danych osobowych jest Wójt Gminy Skrzyszów

Urząd przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:

wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Urzędzie wynika­jących z przepisów szczególnych regulujących działalność samorządu terytorialnego
świadczenia dodatkowych, społecznie oczekiwanych usług na rzecz mieszkańców podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy projektowej, wykonawczej z Urzędem, w tym profilowania pod kątem badania zdolności finansowej, analizy ryzyka podjęcia działań o charakterze komunikacyjnym zmierzającym do sprawnego załatwienia sprawy czy dostawy usługi
realizacji umowy zawartej z Urzędem
dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami związa­nymi z realizacją przepisów prawa lub zawartą umową
administracji wewnętrznej Urzędu, w tym utrzymania infrastruk­tury IT, statystyki i raportowania wewnętrznego.

Wyjaśnienia dodatkowe

Jako administrator danych jesteśmy odpowiedzialni za zbieranie i przetwarzanie Państwa danych osobowych w związku z prowa­dzeniem naszej działalności. Celem niniejszego powiadomienia jest poinformowanie Państwa o sposobie gromadzenia, przetwarzania, przechowywania, wykorzystywania, udostępniania danych osobowych dotyczących Państwa, a także o okresie ich przechowywania, o przysługujących Państwu prawach, a także o sposobie w jaki może je eg­zekwować. W razie potrzeby mogą być przekazywane dodatkowe informacje, gdy ubiegacie się Państwo o konkretny produkt lub usługę.

Macie Państwo między innymi prawo do żądania dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możecie także wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zgłosić sprzeciw oraz skorzystać z innych praw.

Każde przetwarzanie Państwa danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami podstawie prawnej. Podstawą prawną przetwarzania danych w celu świadczenia usług, w tym dopasowywania, do analizowania ich i udoskonalania oraz zapewniania ich bezpieczeństwa jest niezbędność do wykonania umów o ich świadczenie (tymi umowami są zazwyczaj regulaminy lub podobne dokumenty dostępne w usługach, z których korzystacie). Taką podstawą prawną dla pomiarów statystycznych i marketingu własnego administratorów jest tzw. uzasadniony interes administratora.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy zawartej z Urzędem, a po rozwiązaniu umowy przez okres konieczny dla zabezpieczenia dochodzenia ewentualnych rosz­czeń, oraz spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, a w przypadku cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych lub złożenia sprzeciwu – do momentu odpowiednio wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu. W sytuacji, w której przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów prawa, dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów szczególnych.

Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skarg do organu nadzor­czego właściwego do spraw ochrony danych osobowych

NA JAKIEJ PODSTAWIE i W JAKIM CELU WYKORZYSTUJEMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE

Gromadzimy i wykorzystujemy Pana/Pani dane osobowe w niezbędnym zakresie wypełniania obowiązków jako Gmina oraz spełnienia oczekiwań i świadczenia usług publicznych oraz w celu osiągnięcia wysokiego standardu spersonalizowanych produktów i usług.
Możemy gromadzić różnego rodzaju dane osobowe dotyczące Państwa, w tym:
dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, numery dowodu osobistego i paszportu, narodowość, miejsce i data urodzenia, płeć, zdjęcie, adres IP);
dane kontaktowe (np. adres pocztowy i adres e-mail, numer telefonu);
sytuacja rodzinna (np. stan cywilny, liczba dzieci);
status podatkowy (np. identyfikator podatkowy, status podat­kowy);
informacje dotyczące wykształcenia i zatrudnienia (np. po­ziom wykształcenia, zatrudnienie, nazwa pracodawcy, wyna­grodzenie);
dane finansowe i transakcyjne (np. dane rachun­ku, numer karty kredytowej, przekazy pieniężne, aktywa, zadłużenie i wydatki);
dane dotyczące Pana/Pani zwyczajów i preferencji;
dane dotyczące korzystania przez Państwa z naszych produktów i usług w powiązaniu z danymi Urzędowymi, fi­nansowymi i transakcyjnymi;
dane dotyczące Państwa interakcji z nami: nasze jednostki organizacyjne gminy, nasze strony interne­towe, nasze aplikacje, nasze strony w mediach społecznościowych, spotkanie, rozmowa, czat, e-mail, rozmowa kwalifikacyjna, rozmowa telefoniczna;
dane niezbędne do walki z nadmiernym zadłużeniem.

Możemy gromadzić następujące dane szczególnie chronione, wy­łącznie po uzyskaniu Państwa wyraźnej uprzedniej zgody. Są to:

Dane dotyczące stanu zdrowia: na przykład w celu sporzą­dzenia niektórych umów w zakresie profilaktyki zdrowotnej, dystrybucji świadczeń pomocowych; dane te są prze­twarzane zgodnie z zasadą niezbędnej wiedzy.
Nigdy nie zwrócimy się do Państwa z prośbą o udostępnienie nam danych osobowych związanych z pochodzeniem rasowym lub etnicznym, podglądami politycznymi, przekonaniami religij­nymi lub filozoficznymi, przynależnością do związków zawodo­wych, danych genetycznych lub danych dotyczących Pana/Pani orientacji seksualnej, o ile taki obowiązek nie wynika z obowią­zujących przepisów prawa.
Dane dotyczące Państwa, które wykorzystujemy mogą być bezpośrednio przekazane przez Państwa lub uzyskane z po­niższych źródeł w celu weryfikacji lub wzbogacenia naszych baz danych: publikacje/bazy danych udostępniane przez oficjalne organy (np. dziennik urzędowy); nasi usługodawcy; osoby trzecie, takie jak biura informacji kredytowych i agencje zapobiegania nadużyciom, zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

W JAKIM CELU I NA JAKIEJ PODSTAWIE WYKORZYSTUJEMY PAŃSTWA DANE

Aby spełnić spoczywające na nas wymogi prawne i regulacyjne wykorzystujemy Państwa dane osobowe w celu spełnienia róż­nych wymogów prawnych i regulacyjnych, takich jak:

przepisy Urzędowe i finansowe, zgodnie z którymi:

wprowadzamy środki bezpieczeństwa w celu zapobiegania nadużyciom i oszustwom;
wykrywamy transakcje, które odbiegają od normalnych wzorców;
monitorujemy i raportujemy ryzyko, na jakie może być na­rażony Urząd;
nagrywamy rozmowy telefoniczne, zapisujemy czaty i wia­domości e-mail itd., o ile jest to konieczne;

odpowiedzi na oficjalne zapytania kierowane przez należycie upoważniony organ publiczny lub sądowy;
zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
zgodność z przepisami dotyczącymi sankcji i embarga;
zwalczanie oszustw podatkowych oraz wypełnianie obowiąz­ków związanych z kontrolą podatkową i obowiązkiem powia­damiania;

Wykorzystujemy Państwa dane osobowe w celu wdrażania i rozwijania naszych produktów lub usług, ulepszania naszego za­rządzania ryzykiem i obrony przysługujących nam praw, w tym w celu:

dokumentujemy transakcje;
zapobiegamy nadużyciom;
zarządzamy infrastruk­turą informatyczną, w tym bezpieczeństwem informatycznym;
budujemy indywidualne modele statystyczne, w oparciu o analizę transakcji, na przykład w celu zdefiniowania wyniku oceny ryzyka kredytowego;
budujemy zagregowane statystyki, testy i modele dla badań i rozwoju, w celu poprawy zarządzania ryzykiem w naszej gru­pie spółek lub w celu ulepszenia istniejących lub stwarzania nowych produktów i usług;

W niektórych przypadkach musimy zwrócić się do Pana/Pani o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych, na przykład:

gdy powyższe cele prowadzą do automatycznego podejmowa­nia decyzji, które wywołują skutki prawne lub które mają istotny wpływ na Pana/Panią. W tym przypadku poinformujemy Pana/Panią osobno o logice związanej z takim przetwarzaniem, a także o jego znaczeniu i przewidywanych skutkach;
jeżeli będziemy musieli przeprowadzić dalsze przetwarzanie w innych celach niż wymienione powyżej, poinformu­jemy Pana/Panią oraz w razie potrzeby wystąpimy o Pana/Pani zgodę.

KTO JEST ODBIORCĄ PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

Aby zrealizować wyżej wymienione cele ujawniamy Państwa dane osobowe wyłącznie:

jednostkom organizacyjnym Gminy, Zarządowi Dróg Wojewódzkich, usługodawcom, którzy wykonują usługi w naszym imieniu;
organom finansowym lub sądowym, agencjom państwowym lub organom publicznym, na żądanie oraz w zakresie dozwo­lonym przez prawo;
niektórym osobom wykonującym regulowane zawody, takim jak prawnicy, notariusze lub audytorzy.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

W przypadku transgranicznego przekazywania danych pocho­dzących z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), jeżeli Komisja Europejska uznała kraj spoza EOG za zapewniający od­powiedni poziom ochrony danych, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane na tej podstawie.

W przypadku przekazywania danych do krajów spoza EOG, któ­rych poziom ochrony danych nie został uznany przez Komisję Europejską za odpowiedni, będziemy opierać się na odstępstwie mającym zastosowanie do konkretnej sytuacji (np. jeżeli przeka­zanie danych jest niezbędne do wykonania naszej umowy z Pa­nem/Panią, np. podczas realizacji płatności transgranicznej) lub wdrożymy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską w celu zapewnienia ochrony Pana/Pani danych osobowych.

JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE

Będziemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe przez okres wymagany do przestrzegania obowiązujących przepisów i regu­lacji lub inny okres dotyczący naszych wymagań operacyjnych, takich jak właściwe prowadzenie rachunku, ułatwianie zarządza­nia relacjami z klientem oraz reagowanie na roszczenia prawne lub zapytania organów regulacyjnych, w zależności od tego, który z nich jest dłuższy. W przypadku potencjalnych klientów informacje są przechowywane przez okres konieczny dla realizacji celu w jakim zostały zebrane.
W JAKI SPOSÓB MOŻNA ŚLEDZIĆ ZMIANY WPROWADZANE DO NINIEJSZEGO POWIADOMIENIA

W dobie ciągłych zmian technologicznych niezbędne może być dokonywanie regularnych aktualizacji powiadomienia. Będziemy informować Państwa o wszelkich istotnych zmianach za pośrednictwem naszej strony internetowej lub innych zwyczajowo wykorzystywanych kanałów komunikacji.

JAK MOŻNA SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z NAMI

W przypadku jakichkolwiek pytań związanych z korzystaniem przez nas z Państwa danych osobowych w ramach niniejszego Powiadomienia, prosimy o kontakt z naszym Administratorem: iod@ug.skrzyszow.pl, który rozpatrzy Państwa zapy­tanie.